Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

2.1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

2.2 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage.

2.3 Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde (insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren). Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

2.4 Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die rechtliche oder ähnlich bedeutsame Auswirkungen auf betroffene Personen haben.

3. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

3.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Folgende Daten werden hierbei erhoben:

• Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
• Das Betriebssystem des Nutzers
• Den Internet-Service-Provider des Nutzers
• Die IP-Adresse des Nutzers (anonymisiert nach Beendigung der Sitzung)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt (Referrer)
• Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden

Diese Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

3.2 Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs und der Sicherheit des Systems.

3.3 Zweck der Datenverarbeitung

Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen, das System zu optimieren und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme zu gewährleisten.

3.4 Speicherdauer

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Server-Logfiles werden spätestens nach 14 Tagen automatisch gelöscht.

3.5 Hosting

Die Website wird auf Servern innerhalb der Europäischen Union (EU) gehostet. Es findet keine Übermittlung von Serverdaten in Drittländer statt, soweit nicht im Folgenden ausdrücklich beschrieben.

4. Verwendung von Cookies und lokalem Speicher

4.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Unsere Website verwendet Cookies sowie den Browser-Speicher (localStorage). Cookies sind Textdateien, die im Internetbrowser auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden. Sie ermöglichen eine Wiedererkennung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website.

Wir verwenden folgende Kategorien von Cookies und lokalem Speicher:

4.2 Rechtsgrundlage

Technisch notwendige Cookies werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG gesetzt, da sie für den technischen Betrieb des Dienstes unbedingt erforderlich sind. Analyse-Cookies werden nur nach ausdrücklicher Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TTDSG gesetzt.

4.3 Widerspruch und Einwilligungswiderruf

Sie können Ihre Einwilligung für nicht notwendige Cookies jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie unten Ihre Cookie-Einstellungen zurücksetzen. Zusätzlich können Sie die Speicherung von Cookies über Ihren Browser deaktivieren; dabei können einzelne Funktionen der Website eingeschränkt sein.

Cookie-Einstellungen zurücksetzen

5. Google Analytics

5.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wir setzen auf unserer Website Google Analytics 4 (GA4) ein, einen Webanalysedienst der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (innerhalb der EU vertreten durch Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Google Analytics 4 wird von uns ausschließlich mit aktivierter IP-Anonymisierung (anonymize_ip) betrieben. Das bedeutet, Ihre IP-Adresse wird von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der EU oder in anderen Vertragsstaaten des EWR-Abkommens gekürzt, bevor sie gespeichert wird.

Wir setzen Google Analytics 4 mit Google Consent Mode v2 ein. Das bedeutet: GA4 wird technisch erst nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung aktiviert. Ohne Einwilligung werden keinerlei Analyse-Daten erhoben oder Cookies gesetzt.

Folgende Daten werden bei aktivierter Einwilligung verarbeitet:

• Aufgerufene Seiten und deren Verweildauer
• Herkunft des Besuchs (Referrer, Kampagnenparameter)
• Gerätetyp, Betriebssystem, Browsertyp
• Anonymisierte IP-Adresse (letzte Stelle wird vor Speicherung entfernt)
• Ungefährer Standort (Stadt/Land, keine genauen Koordinaten)

5.2 Auftragsverarbeitung

Wir haben mit Google einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Google verarbeitet die Daten in unserem Auftrag und ist vertraglich an unsere Weisungen gebunden.

5.3 Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TTDSG. Ohne Einwilligung findet keine Verarbeitung statt.

5.4 Speicherdauer und Drittlandübermittlung

Die durch Google Analytics gesetzten Cookies werden nach 2 Jahren gelöscht. Analytics-Daten werden nach 14 Monaten automatisch gelöscht oder anonymisiert (Standardeinstellung in GA4). Google LLC hat ihren Sitz in den USA. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie des EU-US Data Privacy Frameworks. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

5.5 Widerspruch und Opt-out

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (siehe Abschnitt 4.3). Zusätzlich steht das Google Analytics Opt-out Browser-Add-on zur Verfügung.

6. Registrierung

6.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Internetseite bieten wir Nutzern die Möglichkeit, sich unter Angabe personenbezogener Daten zu registrieren. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben, an uns übermittelt und gespeichert. Folgende Daten werden im Rahmen des Registrierungsprozesses erhoben:

• Unternehmensname
• E-Mail-Adresse
• Passwort (gespeichert ausschließlich als nicht umkehrbarer kryptographischer Hash, niemals im Klartext)
• Datum und Uhrzeit der Registrierung

Im Rahmen des Registrierungsprozesses wird eine Bestätigungs-E-Mail an die angegebene Adresse gesendet, um die Inhaberschaft der E-Mail-Adresse zu verifizieren. Das Konto wird erst nach erfolgreicher Bestätigung aktiviert.

6.2 Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrages bzw. vorvertraglicher Maßnahmen).

6.3 Zweck der Datenverarbeitung

Die Registrierung ist zur Erfüllung eines Vertrages mit dem Nutzer oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich. Die E-Mail-Adresse wird zur Bestätigung der Registrierung sowie zur Kommunikation im Rahmen des Nutzungsverhältnisses (z.B. Transaktions- und Benachrichtigungs-E-Mails) verwendet.

6.4 Speicherdauer

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist bei den während des Registrierungsvorgangs zur Erfüllung eines Vertrages erhobenen Daten der Fall, wenn die Daten für die Durchführung des Vertrages nicht mehr erforderlich sind. Auch nach Vertragsende kann eine Aufbewahrung erforderlich sein, um handels- oder steuerrechtlichen Pflichten nachzukommen (bis zu 10 Jahre).

6.5 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Als Nutzer haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihr Konto löschen zu lassen oder gespeicherte Daten berichtigen zu lassen. Wenden Sie sich hierzu unter Angabe Ihrer E-Mail-Adresse an: info@cleaning-optiflow.com.

7. E-Mail-Versand (Transaktionsmails)

Im Rahmen der Nutzung von OptiFlow versendet das System automatisierte Transaktions-E-Mails, insbesondere zur Bestätigung der Registrierung (E-Mail-Verifikation) sowie bei der Passwort-Zurücksetzung. Hierbei wird Ihre E-Mail-Adresse als Empfängeradresse verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die E-Mail-Adressen werden nicht für Werbezwecke genutzt und nicht an Dritte weitergegeben. Der Versand erfolgt über unseren konfigurierten SMTP-Dienst. E-Mail-Inhalte werden nicht dauerhaft durch Dritte gespeichert; Serverlogdaten des Mailproviders unterliegen dessen eigener Datenschutzerklärung.

8. Verarbeitung von Daten innerhalb der Anwendung

Zur Nutzung des Kerndienstes (Verwaltung von Reinigungsaufträgen, Objekten, Kunden und Mitarbeitern) verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten im Auftrag des jeweiligen Nutzers (Unternehmens):

• Kundendaten: Name, Adresse, Kontaktdaten der verwalteten Endkunden
• Mitarbeiterdaten: Name, Kontaktdaten, Einsatzinformationen von Reinigungspersonal
• Objektdaten: Adressen und Beschreibungen verwalteter Reinigungsobjekte
• Vertragsdaten: Leistungsumfänge, Termine, Preise

Diese Daten werden ausschließlich zur Erbringung des vertraglichen Dienstes verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). OptiFlow tritt bezüglich dieser Daten als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO gegenüber dem registrierten Unternehmen auf. Das registrierte Unternehmen ist für die Einhaltung der DSGVO gegenüber seinen eigenen Kunden und Mitarbeitern verantwortlich.

9. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

9.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie Auskunft über Verarbeitungszwecke, Kategorien der Daten, Empfänger, geplante Speicherdauer und Herkunft der Daten verlangen.

9.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind.

9.3 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen, z.B. wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten oder die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber keine Löschung wünschen.

9.4 Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der gesetzlich vorgesehenen Gründe zutrifft und soweit die Verarbeitung nicht erforderlich ist (z.B. zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen).

9.5 Recht auf Unterrichtung (Art. 19 DSGVO)

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung geltend gemacht, ist der Verantwortliche verpflichtet, allen Empfängern, denen die betreffenden Daten offenbart wurden, diese Änderungen mitzuteilen.

9.6 Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, soweit dies technisch machbar ist.

9.7 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen.

9.8 Recht auf Widerruf der Einwilligung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung (z.B. für Cookies) jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

9.9 Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Unbeschadet eines anderweitigen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
Telefon: +49 (0) 981 53 1300
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
www.lda.bayern.de

10. Datensicherheit

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL- bzw. TLS-Verfahren (erkennbar am Schloss-Symbol in der Browser-Adresszeile), um die Übertragung von Daten verschlüsselt zu sichern. Wir bedienen uns im Übrigen geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen (TOMs gem. Art. 25, 32 DSGVO), um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen:

• Passwörter werden ausschließlich als nicht umkehrbarer kryptographischer Hash (bcrypt) gespeichert – niemals im Klartext
• Sitzungs-Cookies sind als HttpOnly und SameSite=Lax konfiguriert
• Alle Formulare sind gegen CSRF-Angriffe gesichert
• Zugriff auf Nutzerdaten ist auf den jeweiligen Mandanten (Unternehmenskonto) beschränkt

Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend überprüft und verbessert.

11. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand März 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter https://cleaning-optiflow.com/datenschutz abgerufen werden.

12. Kontakt für Datenschutzanfragen

Für Fragen zum Datenschutz, zur Ausübung Ihrer Rechte oder zur Abgabe einer Beschwerde wenden Sie sich bitte an:

Wir werden Ihre Anfrage so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb von 30 Tagen gemäß Art. 12 Abs. 3 DSGVO beantworten.